档案存放次序较易被打乱 


虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。 


（三）、档案查阅耗时长 


随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。 


（四）、档案的盘点操作不科学 


由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案袋内，因此在盘点档案时一般只清点档案袋的数量。但在每个档案袋内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案袋进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。 


（五）、对失效档案的管理滞后 


有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准确，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。


总结起来，在目前，档案管理的现状可以用下述几条来进行概括：


Ø  档案管理大多还停留在目视管理的阶段；


Ø  普遍缺乏自动识别手段，不利于盘点、查询等工作展开；


Ø  档案馆普遍对于实体档案库存有无、位置等情况缺乏准确把握；


Ø  所以无从对于档案是否在馆等准确了解，缺乏安全管理机制。