1文件的编制和审批

文件发布前，用由下表中授权人审批，以确保文件充分与适宜。

2.1 编制有效文件清单

a. 各文件发放部门编制本部门的《有效文件清单》，清单中表明文件的名称、编码、修改码、实施日期、归口管理部门、发放部门等信息。文件发放部门对清单的有效性负责；

b. 综合管理办负责将管理手册、程序文件及其支持文件的《有效文件清单》，在网上公布，以反应上述文件有效版本的最新状况。

2.2 确定文件发行范围和数量

文件发行部门负责确定文件发行范围和数量。

2.3 文件发行或发放

2.3.1 电子文件发行

对网络或计算机可以覆盖到的工作场所，经批准后，可用电子媒体形式发行。技术部负责电子网络的安全和维护。

网上发布的文件均为当前有效版本，发行部门负责保持文件的有效性。

2.3.2 文本文件发放

对于网络覆盖不到的部门或人员，需要得到文件时，应有发行部门以文本形式发放：

a. 文本文件一般采用A4纸活页装订方式，以便修改；

b. “受控”文件上应注明发放编号，保存《文件发放回收记录》；从网上下载的文件，需要受控发行时，使用部门需加盖“受控”印章，并注明发放编号，在部门登记后，发至相关岗位；

c. 未加盖“受控”标记的文件，均为“不受控”文件，发放部门不对其有效性负责，“不受控”文件只能用于培训、资料保存等用途，不得作为操作或管理的依据；

d. 管理, 手册、程序文件、管理规定、技术文件、作业指导书等体系文件，均为公司知识产权的一部分，任何人不得擅自外传。确需对外提供以上文件时，需经总经理或管理者代表批准，并保存记录；

e. 文件内容应清晰、易于识别，严禁在受控文件上自行涂改，需要更改时，应办理更改手续。

2.3.3 临时文件的发行

需临时发行文件时，可在文件上注明文件有效期（最长不得超过三个月）。超过有效期的文件自行作废，使用部门注意将文件撤出使用场所或防止误用。

联系人：申林 15003926275